Administration : Pour en finir avec la légalisation des signatures !

Légalisation des signatures, succession de cachets et de formalités, dossiers administratifs pouvant atteindre une vingtaine de pièces pour obtenir l’équivalence d’un diplôme : autant de contraintes qui illustrent les lourdeurs persistantes de l’administration tunisienne. À l’heure de la transformation numérique, est-il encore justifié d’imposer aux citoyens, et particulièrement aux jeunes diplômés, autant de déplacements, de documents certifiés conformes et de démarches répétitives? Il est temps de repenser ces procédures, de simplifier les services publics et de mettre, enfin, l’administration au service de l’usager.

La Presse — Un dimanche d’octobre, au bureau de l’« Administration express » relevant de la municipalité de l’Ariana, dans le secteur d’El Bokri, le constat est édifiant. Les citoyens se pressent dans un espace exigu, tandis que deux agents, une femme et un homme, s’efforcent de répondre aux demandes dans des conditions difficiles.

Il convient de saluer leur patience et la qualité de leur accueil. Car le problème semble moins résider dans leur travail que dans des procédures administratives qui continuent de mobiliser beaucoup de temps et de papier.

Selon plusieurs usagers, certains étaient présents dès 7 heures du matin dans l’espoir d’obtenir un ticket et d’être servis rapidement. Près de deux heures d’attente avant même le début de la démarche : voilà qui résume le paradoxe d’un service baptisé « Administration express ».

La légalisation des signatures, une procédure à repenser

La légalisation des signatures constitue, sans doute, l’un des exemples les plus révélateurs des lourdeurs qui continuent de caractériser certaines procédures administratives en Tunisie.

Dans le bureau de l’« Administration express » observé à l’Ariana, cette formalité donne lieu à une succession d’opérations qui mobilisent du temps et des moyens, aussi bien pour l’agent municipal que pour le citoyen. Il faut d’abord vérifier l’identité du demandeur à partir de sa carte d’identité nationale et examiner le document présenté. L’opération est ensuite inscrite dans un registre, avec attribution d’un numéro. Le document est transmis au citoyen à travers une petite ouverture pour qu’il y inscrive son nom complet et appose sa signature. Il revient ensuite entre les mains de l’agente, qui procède aux dernières formalités : inscription des mentions nécessaires, apposition des cachets et du timbre personnel, signature, établissement d’un reçu et enregistrement du montant à payer, fixé dans le cas observé à 1.500 millimes.

Chacune de ces étapes peut avoir sa justification dans le fonctionnement administratif actuel. Mais leur répétition, parfois des dizaines de fois au cours d’une même journée, finit par transformer une formalité relativement simple en une opération longue et contraignante. Dans un espace restreint, avec un nombre limité d’agents, le résultat est prévisible : files d’attente, encombrement et perte de temps pour les citoyens comme pour le personnel municipal.

Au-delà des conditions matérielles de travail, c’est surtout le principe même de cette procédure qui mérite aujourd’hui d’être interrogé. À quoi sert-il de maintenir une telle succession d’opérations manuelles à une époque où les moyens d’identification numérique, de vérification électronique et de sécurisation des documents ont considérablement évolué ?

La légalisation consiste essentiellement à vérifier l’identité du signataire et à attester que la signature a bien été apposée devant l’autorité compétente. Elle ne certifie pas pour autant la véracité du contenu du document. Dès lors, il devient légitime de se demander si cette formalité doit continuer à être exigée aussi largement, y compris pour des démarches courantes dont la fiabilité pourrait être garantie par d’autres moyens.

Plusieurs pays ont déjà engagé une évolution dans ce sens. En France, une administration ne peut, en principe, exiger la légalisation de la signature d’un usager sur un document qui lui est remis. Cette approche repose sur un principe simple : éviter d’imposer une formalité supplémentaire lorsque l’administration dispose d’autres moyens suffisants pour identifier le demandeur et vérifier la validité de sa démarche.

Au niveau européen, le développement de la signature électronique, notamment de la signature électronique qualifiée, a ouvert de nouvelles possibilités. Celle-ci bénéficie d’une valeur juridique équivalente à celle de la signature manuscrite dans le cadre réglementaire européen. D’autres pays, comme le Portugal, ont également développé des dispositifs d’identité numérique permettant aux citoyens de s’authentifier et de signer des documents à distance.

La Tunisie gagnerait à s’inspirer de ces expériences en engageant une révision des textes et des procédures qui régissent la légalisation des signatures. Il ne s’agit pas nécessairement de supprimer cette formalité dans toutes les situations, mais d’en limiter l’usage aux seuls actes pour lesquels elle présente une réelle nécessité juridique. Pour les autres démarches, une identification sécurisée du citoyen, une déclaration sur l’honneur ou une signature électronique pourraient, selon la nature de l’acte et les garanties requises, constituer des solutions de remplacement.

Cette évolution pourrait également s’accompagner de la dématérialisation des opérations qui resteraient nécessaires : remplacement des registres manuscrits par des systèmes informatiques sécurisés, enregistrement automatique des opérations, délivrance de reçus électroniques et paiement à distance des droits municipaux lorsqu’ils sont dus.

Une telle réforme permettrait non seulement de réduire les délais d’attente, mais aussi de libérer les agents municipaux d’une partie des tâches répétitives pour leur permettre de se consacrer davantage à l’accueil et à l’accompagnement des usagers.

Il faut enfin rappeler que la simplification des procédures ne signifie pas nécessairement la suppression des recettes municipales. Les droits légalement exigibles pourraient continuer à être perçus par des moyens électroniques, sans que leur recouvrement impose le maintien d’une chaîne de formalités devenue disproportionnée.

La véritable question n’est donc plus de savoir comment légaliser une signature plus rapidement, mais de déterminer dans quels cas cette légalisation est encore nécessaire. C’est à partir de cette interrogation que devrait commencer toute réforme sérieuse de cette procédure.

L’équivalence des diplômes : le parcours du combattant

La lourdeur administrative ne se limite pas aux guichets municipaux. Elle concerne également des démarches déterminantes pour l’avenir professionnel des jeunes diplômés.

Pour obtenir l’équivalence d’un diplôme délivré par un établissement universitaire privé ou étranger, le candidat doit constituer un dossier destiné au ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique, puis le transmettre par voie postale. Les pièces exigées, détaillées sur le portail officiel de l’équivalence des diplômes, comprennent notamment des copies certifiées conformes des diplômes obtenus depuis le baccalauréat, les relevés de notes et les résultats des différentes années d’études. Selon le cursus, il faut également joindre une thèse, un mémoire, un projet de fin d’études ou un rapport de stage. Pour certains anciens diplômés en sciences médicales, un état des services accomplis est aussi demandé.

Le dossier peut ainsi atteindre une vingtaine de pièces, voire davantage selon le parcours du candidat.

La vérification de l’authenticité des diplômes et de la conformité des formations est évidemment légitime. Mais faut-il pour autant imposer aux jeunes diplômés une telle accumulation de documents certifiés et un envoi postal, alors que des échanges directs avec les établissements et des outils numériques sécurisés pourraient simplifier une partie de ces démarches ?

Le ministère pourrait notamment permettre le dépôt électronique des dossiers, développer la vérification directe des diplômes et limiter les certifications conformes aux cas où elles sont véritablement nécessaires. L’objectif ne serait pas d’affaiblir les contrôles, mais de consacrer davantage de moyens à l’examen du fond des dossiers plutôt qu’à la gestion d’une montagne de papier.

Simplifier plutôt que numériser la paperasse

Ces exemples posent une question plus générale : pourquoi demander aux citoyens de fournir des documents ou des informations que l’administration détient déjà, ou qu’elle pourrait vérifier directement auprès des organismes concernés ?

La transformation numérique ne consiste pas simplement à remplacer le papier par des fichiers informatiques. Elle suppose d’abord de revoir les procédures, de supprimer les étapes inutiles et de faciliter les échanges sécurisés entre les services publics.

La simplification doit également préserver les recettes légalement dues aux municipalités. Lorsqu’une redevance demeure applicable, son paiement pourrait être intégré à un dispositif numérique, avec délivrance d’un reçu électronique. En revanche, lorsqu’une formalité n’est plus nécessaire, son maintien ne devrait pas être justifié par la seule habitude administrative.

L’enjeu est aussi social : les longues attentes, les déplacements répétés et les frais de constitution des dossiers pèsent particulièrement sur les personnes âgées, les citoyens éloignés des centres administratifs et les jeunes diplômés qui cherchent à entrer dans la vie professionnelle.

Une administration moderne ne se mesure pas au nombre de cachets qu’elle appose ni à l’épaisseur des dossiers qu’elle exige, mais à sa capacité de rendre le service attendu avec des garanties suffisantes et le minimum de contraintes.